收文登記

對于上級來文，錄入電腦后，可同時打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。

打印收文登記簿像打印存折那樣自動接上次打印，當然也可以指定本次打印起始行。

收文序號由電腦自動編號，收文序號打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發文件時檢索。

本次錄入數據可“提交”到數據庫，供以后查詢及入檔時調用。

如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數據庫中調出補充打印。

行文登記

可以各部室行一個總號，如 *中銀，也可以行多個號，如*中銀財，*中銀黨。

系統按年度自動對行文編號，包括行文序號和行文字號。

行文登記后，可打印“行發文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動接上次行數或指定起始行數打印，也可積累一段時間后統一打印。

登記時只需手工輸入三項內容：“附件”、“主題詞”和“標題”，其它內容在備選項中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發日期”等等，當然這需要你事先做一些必要的設置。

本次錄入數據可“提交”到數據庫，供以后查詢及入檔時調用。

組建檔卷

可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：

“年度—機構(問題)—保管期限”分類法；

“年度—保管期限—機構(問題)”分類法；

“機構(問題)—保管期限—年度”分類法；

“機構(問題)—年度—保管期限”分類法；

“保管期限—年度—機構(問題)”分類法；

“保管期限—機構(問題)—年度”分類法；

“年度—保管期限”分類法。

檔案文件的來源分四類，即來自收文、來自行文、新增內容，進行檔案錄入時，對于前兩種，只需錄入相應收文（或行文）序號，即調出將相應文件，新增內容是指會議記錄、領導講話及其它未經本系統登記的文件，這類文件手工錄入即可。

檔號、責任者等均為電腦自動產生。

檔號格式可以自定義。

可打印的內容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。

公文查詢

可分別對收文數據、行文數據、合同數據、檔案數據進行查詢。

可指定一個或多個條件進行查詢，如對于收文數據可指定“標題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個條件進行查詢，所指定條件是“并且“關系。

可打印查詢報告，打印出所查詢到的內容。

主要功能描述

檔案管理系統應具備檔案的綜合管理功能。系統涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環節，包括對檔案數字化工作中的掃描、數據轉換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環節的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數據采集、類目設置、分類排序、數據校檢、目錄生成、數據統計、打印輸出等基本功能，并能實現根據主題詞（或關鍵詞）及分類號自動標引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應的管理或處理)。

主要功能一是通過與公文管理子系統的連接實現綜合辦公系統的收、發文在流轉結束后進行預歸檔，通過系統提供的數據接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數字化，實現檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網絡查詢利用服務。

根據當前IT技術在檔案行業的應用潮流，參照國內數字化檔案館的應用需求，檔案管理系統應包括以下幾個方面的模塊：

●檔案數據采集與加工模塊

●檔案數據存儲及管理模塊

●檔案數據查詢利用模塊

●系統維護模塊

●系統幫助模塊

●用戶權限分配模塊