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檔案數字化是指以采用掃描儀或數碼相機等數碼產品對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
合理確定檔案數字化的范圍，確定掃描件及非掃描件。對檔案進行適當整理，并視需要做出標識。
破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復。褶皺不平影響檔案掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描。
01襯紙
古籍數字化的過程中，有時候會遇到書葉紙質薄、透字的情況。
為解決這個問題，需要使用襯紙，以達到較好的掃描效果，實踐中還要遵照項目要求，根據藏品具體情況作出判斷。
02采集環境要求
采集設備及與采集設備相連的計算機顯示器應遠離從窗戶進入的室外光，采集前再次確認室外光是否已用窗簾、遮光布等非方式隔絕；
確認影響采集效果的室內燈是否已關閉；確認臺面寬敞無水漬、無尖銳物品，地面干燥無污雜。
03檔案掃描
根據檔案幅面的大小及紙張質量選擇相應規格掃描儀進行掃描。大幅面檔案可使用賽數大幅面高精度掃描儀；紙張狀態較差，以及過薄、過厚或過軟的檔案，或者不宜拆裝的檔案，應采用非接觸式古籍掃描儀。
紙張狀態較好并且可以拆裝的檔案，可采用高速掃描儀，以提高工作效率。
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